Как испортить конференцию по брендингу территорий
Автор: Надежда Макатрова
Ростуризм в рамках реализации федеральной целевой программы развития туризма в декабре 2011 года проведет в регионах России серию форумов, посвященных развитию различных видов внутреннего туризма. Всего на декабрь намечено 7 таких форумов.
Конференции – это, конечно, дело нужное и важное. Но бывает ужасно обидно, когда к закрытию того или иного делового мероприятия понимаешь, что силы, деньги и время его участников были потрачены, мягко говоря, не эффективно. Организаторов мы здесь не упоминаем, поскольку в ряде случаев становится совершенно очевидным, что никаких иных целей, кроме как «освоить бюджет» руководство компании-организатора не преследовало. Другими словами, они свою цель достигли. При этом особо не заботясь о целях участников…
Вдвойне обидно осознавать, что были бездарно потрачены бюджетные деньги, которых обычно так не хватает городам и регионам для реализации нормальных рекламных и PR кампаний или социально значимых инициатив.
Побывав в этом году не менее, чем на 10 конференциях, форумах и круглых столах, посвященных развитию туризма и брендингу территорий в России, эксперты Консалтинговой компании «Конкретика» составили перечень характерных глюков, которыми грешат такого рода конференции. Надеюсь, что кого-то этот перечень предостережет от возможных ошибок.
ГЛЮК 1. Избитая тематика. Удивительно, насколько заразными бывают некоторые темы конференций и форумов: то с разницей в неделю по регионам прокатилась волна конференций по маркетингу территорий, то по брендированию регионов, то по инвестиционно-привлекательному имиджу, то во всех заголовках появились туристические бренды и развитие туризма. Сама по себе та или иная тема может быть не плоха, но спрашивается, если две недели назад конференция с точно такой же темой прошла в соседнем регионе и при этом именовалась непременно международной или, на худой конец, всероссийской, то зачем брать ту же самую тему? Если отчитаться перед вышестоящим начальством, тогда понятно. А если для привлечения интересных и важных людей и для возвышения имиджа территории, то не годится. Надо брать другую тему, тогда есть шанс выделиться. Смежных и интересных тем в брендинге, туризме и инвестициях – масса, надо только включить мозги.
ГЛЮК 2. Полупустой зал. Часто организаторы деловых мероприятий не прорабатывают как следует вопрос привлечения аудитории слушателей на мероприятие (это трудная работа, поэтому ее предпочитают избегать, если деньги на мероприятие выделяются независимо от числа участников). В результате в зале присутствуют коллеги выступающих, студенты, преподаватели, а также сотрудники муниципалитетов и турфирм, которых обязали участвовать в данной конференции. Такая же печальная история часто происходит с выставками туристского потенциала. Красивые стенды и стендисты есть – посетителей нет. Спрашивается, ради чего все эти усилия?
ГЛЮК 3. «Гастроли докладчиков по стране». Не секрет, что на многих конференциях по теме брендинга выступают одни и те же докладчики. Вроде бы это и неплохо, если докладчик достойный. Плохо то, что доклады одни и те же от раза к разу. Местным специалистам бывает интересно послушать заезжих гостей, но никаких новых идей в рамках подобных конференций, как правило, не рождается. Исправить ситуацию очень просто – достаточно изменить тему конференции, расставив нужные для города или региона акценты, и обязать докладчиков выступить со свежими докладами (тезисы желательно запросить заранее).
ГЛЮК 4. Бумажный подход. Увы, пока еще довольно часто докладчики выступают, зачитывая текст по бумажке. Если речь идет о приветственном слове на две минуты, это еще можно вытерпеть, но слушать двадцатиминутное чтение, как правило, невыносимо, и зал начинает либо засыпать, либо гудеть. Исключения крайне редки. Желательно лишать докладчиков такой возможности, т.е. буквально запрещать чтение по бумажке и заранее предупреждать об этом. Либо изначально менять формат: диалог, дебаты или круглый стол и т.п.
ГЛЮК 5. Вялый модератор. Огромную роль в нормальной работе конференции играет модератор. К сожалению, хорошие модераторы встречаются крайне редко. Из-за невнятного модератора участники конференции получают:
Несоблюдение регламента выступлений. В итоге первые докладчики «съедают» основное время, а последним выступающим либо остается по 3 минуты, либо они вообще не успевают выступить. А ведь слушатели подчас едут издалека специально на тот или иной доклад, да и докладчики готовятся к ответственному выступлению. Следует принять во внимание, что модератор часто не решается остановить именитого докладчика, если тот выбился из временного графика. Вместо уверенного прерывания доклада и перехода к вопросам иные модераторы могут лишь жалобно просить докладчика заканчивать. Особую опасность представляют как раз доклады на бумаге: докладчик просто не может заставить себя остановиться, не дочитав до конца. Нужна помощь модератора.
Уход докладчиков от темы. Да, не все докладчики в состоянии придерживаться темы конференции, поэтому задача модератора – их направлять и возвращать к нужному курсу. Для этого модератор должен не бояться докладчика и должен внимательно слушать доклады, а не заниматься посторонними делами и разговорами, сидя в президиуме.
Отсутствие вопросов. В редчайших случаях после докладов аудитория в зале начинает задавать вопросы. А ведь вопросы – это самое интересное. Если время на вопросы предусмотрено, то ситуацию должен спасать модератор, инициируя обсуждение. За ним потянутся и вопросы из зала. Но вопросы должны быть по делу, т.е. модератор должен быть в теме.
ГЛЮК 6. Армия докладчиков. Видимо, организаторы конференций исходят из того, что большое число докладчиков добавит веса мероприятию. При этом почему-то не считается необходимым добавить времени или распараллелить секции. В итоге уже в начале конференции очевидно, что либо выступят не все, либо доклады будут скомканы. Часто проблема заключается в том, что организаторы не в состоянии отказать всем желающим выступить. Особенно если желающие выступить предлагают организаторам деньги за свое выступление. В итоге получается винегрет, последовательность докладов не продумана и не выстроена, нет логического вектора.
ГЛЮК 7. Совет экспромтом. Порой бывает и так, что организаторы, открывая конференцию (т.е. непосредственно перед первым докладом), обращаются к докладчикам с просьбой дать в выступлениях конкретные рекомендации, касающиеся данного города или региона. При этом изначально при утверждении тем и содержания докладов об этом не было ни слова. Организаторы искренне не понимают, что дать качественные рекомендации сходу, если человек готовился выступить по другому вопросу и толком не знаком с нюансами города или региона, не успел его объехать и поговорить с людьми, едва ли возможно. Как правило, это объясняется тем, что «нам велели на выходе получить перечень рекомендации». Ну что тут скажешь? Велели – включайте мозг.
ГЛЮК 8. Откровенно рекламные доклады. Добавлю лишь, что рекламный доклад – это неуважение к участникам конференции, тем более, если они заплатили за свое участие.
ГЛЮК 9. Зыбучая программа. Бывают и такие конференции, окончательная программа которых утверждается уже в день конференции. В результате возникает полная путаница с тем, где когда и какие мероприятия будут проходить. Особо одаренные организаторы не считают нужным предупредить докладчиков о переносе времени, а порой и дня их выступления на конференции, и обескураженный докладчик узнает о том, что «зал его уже давно ждет» внезапно, на день раньше даты согласованного заранее времени выступления.
ГЛЮК 10. Нет переключателя слайдов. Это нехитрое устройство на сегодняшний день стоит совсем недорого, но почему-то пока еще является редкостью на конференциях. В результате спикеры вынуждены тем или иным способом просить дежурного на ноутбуке переключать слайды. Иногда дежурный отвлекается и не слышит спикера, возникают заминки. Я практически всегда вожу переключатель с собой, но бывают случаи, когда организаторы убеждают меня не пользоваться переключателем, а махать рукой или кивать дежурному. По их мнению, это надежнее. По моему мнению, весьма неудобно + тратятся лишние секунды.
ГЛЮК 11. Вопрос о презентациях. Очень редко организаторы заранее согласовывают со спикерами возможность передачи их презентаций участникам конференции. А участникам конференции не сообщают, можно ли и где будет получить презентации спикеров. В результате после конференции возле конференционного ноутбука образуется толпа людей с флэшками, жаждущих записать себе всё и вся. И «дежурный на ноутбуке» порой начинает записывать всё без разбору, не получив разрешения от спикера на копирование его материалов. Бывает крайне неприятно позднее обнаруживать свои материалы в чужих презентациях без ссылки на реальное авторство.
ГЛЮК 12. Не выстроена работа со спикерами. Скорее исключением, чем правилом является ситуация, когда Оргкомитет заранее направляет спикеру всю подробную информацию о мероприятии с точным временем и местом и конференции, и проживания, ФИО и телефонами встречающих, а при встрече вручает подробную программу действий. Увы, зачастую спикер вынужден быть параноиком, по несколько раз связываясь с представителями Оргкомитета и выясняя, что, где, как и когда будет организовано, кто за это отвечает, и с кем связаться в случае нестыковок.
Подводя итог этому обзору недочетов, хочу подчеркнуть: начинать подготовку к конференции надо с целей, которых администрация города, района или области хочет добиться. Если цель – поставить галочку, то можно не обращать внимания на советы, приведенные в этой статье. Если же хочется получить конкретный и ощутимый результат, то надо качественно проработать:
· Тему мероприятия
· Его формат и формат сопутствующих мероприятий (выставок, воркшопов, пресс-конференций и пр.)
· Кандидатуру модератора или нескольких модераторов, если секции идут параллельно
· Список спикеров и содержание их докладов
· Привлечение слушателей
· Привлечение СМИ
· Пост-активность
· Все вопросы, связанные с техническим оснащением залов, навигацией в городе, на подходе к зданию и в самом здании
· Все вопросы, связанные со встречами-проводами, питанием участников.
В общем, не только освоить бюджет, но еще и включить мозги.
Удачи!
Опубликовано 10.11.2011
Конференции – это, конечно, дело нужное и важное. Но бывает ужасно обидно, когда к закрытию того или иного делового мероприятия понимаешь, что силы, деньги и время его участников были потрачены, мягко говоря, не эффективно. Организаторов мы здесь не упоминаем, поскольку в ряде случаев становится совершенно очевидным, что никаких иных целей, кроме как «освоить бюджет» руководство компании-организатора не преследовало. Другими словами, они свою цель достигли. При этом особо не заботясь о целях участников…
Вдвойне обидно осознавать, что были бездарно потрачены бюджетные деньги, которых обычно так не хватает городам и регионам для реализации нормальных рекламных и PR кампаний или социально значимых инициатив.
Побывав в этом году не менее, чем на 10 конференциях, форумах и круглых столах, посвященных развитию туризма и брендингу территорий в России, эксперты Консалтинговой компании «Конкретика» составили перечень характерных глюков, которыми грешат такого рода конференции. Надеюсь, что кого-то этот перечень предостережет от возможных ошибок.
ГЛЮК 1. Избитая тематика. Удивительно, насколько заразными бывают некоторые темы конференций и форумов: то с разницей в неделю по регионам прокатилась волна конференций по маркетингу территорий, то по брендированию регионов, то по инвестиционно-привлекательному имиджу, то во всех заголовках появились туристические бренды и развитие туризма. Сама по себе та или иная тема может быть не плоха, но спрашивается, если две недели назад конференция с точно такой же темой прошла в соседнем регионе и при этом именовалась непременно международной или, на худой конец, всероссийской, то зачем брать ту же самую тему? Если отчитаться перед вышестоящим начальством, тогда понятно. А если для привлечения интересных и важных людей и для возвышения имиджа территории, то не годится. Надо брать другую тему, тогда есть шанс выделиться. Смежных и интересных тем в брендинге, туризме и инвестициях – масса, надо только включить мозги.
ГЛЮК 2. Полупустой зал. Часто организаторы деловых мероприятий не прорабатывают как следует вопрос привлечения аудитории слушателей на мероприятие (это трудная работа, поэтому ее предпочитают избегать, если деньги на мероприятие выделяются независимо от числа участников). В результате в зале присутствуют коллеги выступающих, студенты, преподаватели, а также сотрудники муниципалитетов и турфирм, которых обязали участвовать в данной конференции. Такая же печальная история часто происходит с выставками туристского потенциала. Красивые стенды и стендисты есть – посетителей нет. Спрашивается, ради чего все эти усилия?
ГЛЮК 3. «Гастроли докладчиков по стране». Не секрет, что на многих конференциях по теме брендинга выступают одни и те же докладчики. Вроде бы это и неплохо, если докладчик достойный. Плохо то, что доклады одни и те же от раза к разу. Местным специалистам бывает интересно послушать заезжих гостей, но никаких новых идей в рамках подобных конференций, как правило, не рождается. Исправить ситуацию очень просто – достаточно изменить тему конференции, расставив нужные для города или региона акценты, и обязать докладчиков выступить со свежими докладами (тезисы желательно запросить заранее).
ГЛЮК 4. Бумажный подход. Увы, пока еще довольно часто докладчики выступают, зачитывая текст по бумажке. Если речь идет о приветственном слове на две минуты, это еще можно вытерпеть, но слушать двадцатиминутное чтение, как правило, невыносимо, и зал начинает либо засыпать, либо гудеть. Исключения крайне редки. Желательно лишать докладчиков такой возможности, т.е. буквально запрещать чтение по бумажке и заранее предупреждать об этом. Либо изначально менять формат: диалог, дебаты или круглый стол и т.п.
ГЛЮК 5. Вялый модератор. Огромную роль в нормальной работе конференции играет модератор. К сожалению, хорошие модераторы встречаются крайне редко. Из-за невнятного модератора участники конференции получают:
Несоблюдение регламента выступлений. В итоге первые докладчики «съедают» основное время, а последним выступающим либо остается по 3 минуты, либо они вообще не успевают выступить. А ведь слушатели подчас едут издалека специально на тот или иной доклад, да и докладчики готовятся к ответственному выступлению. Следует принять во внимание, что модератор часто не решается остановить именитого докладчика, если тот выбился из временного графика. Вместо уверенного прерывания доклада и перехода к вопросам иные модераторы могут лишь жалобно просить докладчика заканчивать. Особую опасность представляют как раз доклады на бумаге: докладчик просто не может заставить себя остановиться, не дочитав до конца. Нужна помощь модератора.
Уход докладчиков от темы. Да, не все докладчики в состоянии придерживаться темы конференции, поэтому задача модератора – их направлять и возвращать к нужному курсу. Для этого модератор должен не бояться докладчика и должен внимательно слушать доклады, а не заниматься посторонними делами и разговорами, сидя в президиуме.
Отсутствие вопросов. В редчайших случаях после докладов аудитория в зале начинает задавать вопросы. А ведь вопросы – это самое интересное. Если время на вопросы предусмотрено, то ситуацию должен спасать модератор, инициируя обсуждение. За ним потянутся и вопросы из зала. Но вопросы должны быть по делу, т.е. модератор должен быть в теме.
ГЛЮК 6. Армия докладчиков. Видимо, организаторы конференций исходят из того, что большое число докладчиков добавит веса мероприятию. При этом почему-то не считается необходимым добавить времени или распараллелить секции. В итоге уже в начале конференции очевидно, что либо выступят не все, либо доклады будут скомканы. Часто проблема заключается в том, что организаторы не в состоянии отказать всем желающим выступить. Особенно если желающие выступить предлагают организаторам деньги за свое выступление. В итоге получается винегрет, последовательность докладов не продумана и не выстроена, нет логического вектора.
ГЛЮК 7. Совет экспромтом. Порой бывает и так, что организаторы, открывая конференцию (т.е. непосредственно перед первым докладом), обращаются к докладчикам с просьбой дать в выступлениях конкретные рекомендации, касающиеся данного города или региона. При этом изначально при утверждении тем и содержания докладов об этом не было ни слова. Организаторы искренне не понимают, что дать качественные рекомендации сходу, если человек готовился выступить по другому вопросу и толком не знаком с нюансами города или региона, не успел его объехать и поговорить с людьми, едва ли возможно. Как правило, это объясняется тем, что «нам велели на выходе получить перечень рекомендации». Ну что тут скажешь? Велели – включайте мозг.
ГЛЮК 8. Откровенно рекламные доклады. Добавлю лишь, что рекламный доклад – это неуважение к участникам конференции, тем более, если они заплатили за свое участие.
ГЛЮК 9. Зыбучая программа. Бывают и такие конференции, окончательная программа которых утверждается уже в день конференции. В результате возникает полная путаница с тем, где когда и какие мероприятия будут проходить. Особо одаренные организаторы не считают нужным предупредить докладчиков о переносе времени, а порой и дня их выступления на конференции, и обескураженный докладчик узнает о том, что «зал его уже давно ждет» внезапно, на день раньше даты согласованного заранее времени выступления.
ГЛЮК 10. Нет переключателя слайдов. Это нехитрое устройство на сегодняшний день стоит совсем недорого, но почему-то пока еще является редкостью на конференциях. В результате спикеры вынуждены тем или иным способом просить дежурного на ноутбуке переключать слайды. Иногда дежурный отвлекается и не слышит спикера, возникают заминки. Я практически всегда вожу переключатель с собой, но бывают случаи, когда организаторы убеждают меня не пользоваться переключателем, а махать рукой или кивать дежурному. По их мнению, это надежнее. По моему мнению, весьма неудобно + тратятся лишние секунды.
ГЛЮК 11. Вопрос о презентациях. Очень редко организаторы заранее согласовывают со спикерами возможность передачи их презентаций участникам конференции. А участникам конференции не сообщают, можно ли и где будет получить презентации спикеров. В результате после конференции возле конференционного ноутбука образуется толпа людей с флэшками, жаждущих записать себе всё и вся. И «дежурный на ноутбуке» порой начинает записывать всё без разбору, не получив разрешения от спикера на копирование его материалов. Бывает крайне неприятно позднее обнаруживать свои материалы в чужих презентациях без ссылки на реальное авторство.
ГЛЮК 12. Не выстроена работа со спикерами. Скорее исключением, чем правилом является ситуация, когда Оргкомитет заранее направляет спикеру всю подробную информацию о мероприятии с точным временем и местом и конференции, и проживания, ФИО и телефонами встречающих, а при встрече вручает подробную программу действий. Увы, зачастую спикер вынужден быть параноиком, по несколько раз связываясь с представителями Оргкомитета и выясняя, что, где, как и когда будет организовано, кто за это отвечает, и с кем связаться в случае нестыковок.
Подводя итог этому обзору недочетов, хочу подчеркнуть: начинать подготовку к конференции надо с целей, которых администрация города, района или области хочет добиться. Если цель – поставить галочку, то можно не обращать внимания на советы, приведенные в этой статье. Если же хочется получить конкретный и ощутимый результат, то надо качественно проработать:
· Тему мероприятия
· Его формат и формат сопутствующих мероприятий (выставок, воркшопов, пресс-конференций и пр.)
· Кандидатуру модератора или нескольких модераторов, если секции идут параллельно
· Список спикеров и содержание их докладов
· Привлечение слушателей
· Привлечение СМИ
· Пост-активность
· Все вопросы, связанные с техническим оснащением залов, навигацией в городе, на подходе к зданию и в самом здании
· Все вопросы, связанные со встречами-проводами, питанием участников.
В общем, не только освоить бюджет, но еще и включить мозги.
Удачи!
Опубликовано 10.11.2011
Конкретика © 2021 Все права защищены